Rectorado
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Protocolo

Misión

Contribuir a la difusión de la imagen institucional, tanto en la organización de actos como en las relaciones institucionales, velando por el cumplimiento de la tradición universitaria, sin perjuicio de su adaptación a las circunstancias actuales de nuestra institución.

Funciones de la dirección de protocolo institucional

  • Organización de actos académicos promovidos por Rectorado y  coordinación protocolaria de aquellos a los que asista el Rector.
  • Asesoramiento en materia de ceremonial y protocolo.
  • Formación y coordinación de auxiliares de protocolo.
  • Gestión del merchandising institucional.
  • Elaboración y actualización de normativas de protocolo propias de la Universidad de Almería.
     
Protocolo

Dirección de Protocolo Institucional

Elvira Sáez González
Directora de Protocolo InstitucionalDespacho 3.07. Edificio de Gobierno y Paraninfo+34 950 01 55 47directora.protocolo@ual.es

Guía básica de organización de actos universitarios

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Normativas y enlaces de interes


FAQ

¿Cómo puedo solicitar la presencia del Rector en un acto?

Enviando un e-mail a la Jefa del Gabinete del Rector (jefa.gabinete@ual.es) adjuntando la invitación formal, programa del acto y cualquier otra información de interés.

Una vez recibido el mail de invitación al Rector, la Jefa de Gabinete confirmará asistencia o excusará su ausencia.

Una vez confirmada la asistencia del Rector, los organizadores se pondrán en contacto con:

  • La Directora de Protocolo Institucional para informar de los pormenores del acto (directora.protocolo@ual.es) y poder así avanzar en los aspectos protocolarios del mismo.
  • La periodista y asesora de Comunicación del Gabinete de Comunicación (sonia.arraez@ual.es) para solicitar atención a medios (nota de prensa del acto, rueda de prensa, convocatoria a medios el día del evento, etc.).

¿Quién(es) integran la mesa presidencial?

En la mesa presidencial sólo deben estar los organizadores (y en aquellos casos en los que haya aportaciones periódicas y/o de cierta envergadura, también las organizaciones que patrocinan dicho acto).

Al elaborar la propuesta de mesa presidencial, se recomienda que haya al menos un representante (y a ser posible el de mayor rango) de las siguientes entidades:

1. Universidad de Almería: Rector o persona en quien delegue. Si asiste el Rector actuará como anfitrión y ejercerá su papel de maestro de ceremonias durante el acto, salvo que haya un conductor profesional del mismo.

2. Organizador(es). Si es un solo centro, departamento, grupo de investigación, etc., el representante será su decano/director, director, investigador principal, etc. En caso de ser varios, un representante de cada uno de los organizadores.

3. Patrocinadores. A diferencia de los colaboradores, que realizan aportaciones menores, se entiende por patrocinadores aquellas organizaciones que contribuyen financieramente de forma decisiva en la realización del acto y sin cuya ayuda éste no se hubiera realizado.

Asimismo, se recomienda evitar duplicaciones, es decir, que no coincidan dos cargos de la misma corporación (p.e.: Rector y Vicerrector, Alcalde y concejal, Delegada del Gobierno Andaluz y Delegados territoriales, etc.).

Los conferenciantes, homenajeados e invitados de honor ocuparán un lugar destacado en el patio de butacas, lo más accesible posible al escenario (normalmente en primera fila), pero no tienen por qué ocupar la mesa presidencial, salvo contadas excepciones.

En caso de duda, solicitar asistencia de la Directora de Protocolo Institucional de la UAL (directora.protocolo@ual.es).

¿Quién preside la mesa presidencial?

Los actos organizados por la Universidad de Almería siempre los presidirá el Rector –o persona en quien delegue-, aunque estos se realicen fuera de las instalaciones de la UAL. Excepciones:

- No asistencia al acto.

- Cesión de la presidencia.

La cesión de la presidencia de un acto puede ser voluntaria u obligatoria. Según el Reglamento de Protocolo de la UAL, la presidencia sólo se cederá obligatoriamente a los miembros de la Casa Real y a la presidencia del gobierno nacional. En este caso, el Rector –o persona en quien delegue- ocupará el lugar inmediato a la presidencia.

¿Cómo se ordenan el resto de los miembros de la mesa presidencial?

Según el Reglamento de Protocolo de la UAL, preferentemente y salvo excepciones, se recomienda que todas las mesas presidenciales tengan un número impar de miembros y que este número no exceda de cinco, de forma que:

1. Si el número de miembros de la mesa es impar. En el centro (presidencia) se colocará al anfitrión y la distribución de las demás autoridades se efectuará alternándose a derecha e izquierda del lugar ocupado por la presidencia. Mostramos un ejemplo de mesa impar de cinco miembros:

2. Si el número de miembros de la mesa es par. Esta situación constituye un caso excepcional que solo se utilizará para co-presidencias, lo cual implica que los dos miembros situados en el centro tienen el mismo rango protocolario. En este caso, el anfitrión ocupará de los dos sitios centrales, el de la derecha. Y se invertirá el orden del resto de los miembros respecto a la mesa impar.

En caso de duda, solicitar asistencia de la Directora de Protocolo Institucional de la UAL (directora.protocolo@ual.es).

¿Cómo se organiza la mesa presidencial en un acto?

Se recomienda a los organizadores del acto que procuren a los miembros de la mesa presidencial:

- Copas y agua (si son botellas, preferiblemente sin etiqueta).

- Documentos de trabajo: copia impresa del ordo procedendi.
- Bolígrafo.
- Cartel identificador.

En el siguiente gráfico se puede apreciar la ordenación correcta en la mesa:

¿Qué se pone en el cartel identificador de los miembros de la mesa presidencial?

Se aconseja que los carteles identificadores de los miembros de la mesa presidencial vayan impresos por ambas caras para facilitarles su colocación.

Se recomienda ajustar su diseño al Manual de identidad corporativa de la UAL e indicar claramente en 2 líneas de texto respecto a cada uno de los miembros de la mesa:

  • D./D.ª + Nombre completo.
  • Cargo.
  • ¿Qué tratamientos tienen las autoridades académicas universitarias?

    La Ley Orgánica 4/2007 de Universidades, de 12 de abril, por la que se modifica la Ley Orgánica 6/2001, aprobada por el Pleno del Congreso de los Diputados el 29 de marzo de 2007: https://www.boe.es/boe/dias/2007/04/13/pdfs/A16241-16260.pdf, y en concreto la disposición adicional decimotercera hace alusión al cambio de los tratamientos de las autoridades universitarias, quedando éstos de la siguiente manera:

    “Las autoridades universitarias recibirán el tratamiento de señor o señora, seguido de la denominación del cargo”. P.e.: Sra. Vicerrectora.

    “Y los rectores de las universidades recibirán, además, el tratamiento académico de Rector Magnífico o Rectora Magnífica”. P.e.: Sr. Rector Magnífico de la Universidad de Almería.

    ¿Qué tratamientos tienen las autoridades civiles?

    Ver apartado de ‘Normativa estatal y autonómica sobre Tratamientos’

    En caso de duda, solicitar asistencia de la Directora de Protocolo Institucional de la UAL (directora.protocolo@ual.es).

    ¿Qué abreviaturas se emplean habitualmente en los tratamientos y nombre completo de las autoridades invitadas al acto?

  • Don = D.
  • Doña = D.ª
  • Señor = Sr.
  • Señora = Sra.
  • Excelentísimo = Excmo.
  • Excelentísima = Excma.
  • Ilustrísimo = Ilmo.
  • Ilustrísima = Ilma.
  • ¿Cómo se combinan el tratamiento y el nombre completo de una autoridad?

    • Sr. Rector Magnífico de la Universidad de Almería, D. Carmelo Rodríguez Torreblanca.
    • Sra. Vicerrectora de Estudiantes, Igualdad e Inclusión, D.ª María Isabel Ramírez Álvarez.
    • Excmo. Sr. Alcalde del Ayto. de Almería, D. Ramón Fernández-Pacheco Monterreal.
    • Ilmo. Sr. Subdelegado de Gobierno en Almería, D. Manuel de la Fuente Arias.

    ¿Qué es un ordo procedendi?

    Es un documento escrito que recoge la secuencia y el ceremonial del acto. Será negociado previamente y enviado por la Directora de Protocolo Institucional de la UAL (directora.protocolo@ual.es) a todos los miembros de la mesa presidencial el día anterior a la realización del acto para que sepan exactamente en qué consiste el acto al que asisten y cuando intervienen.

    ¿Es necesario colocar banderas y símbolos institucionales?

    No es necesario colocar banderas en los espacios de la UAL en los que se suelen celebrar actos académicos solemnes ya que disponen de ellas en el escenario: Paraninfo, Auditorio, etc.

    Se recomienda velar por la imagen institucional de la UAL en todos los actos de la misma:

    • Si es posible, proyectar en pantalla el cartel, programa o diapositiva con el título del evento.
    • Si los hubiera, colocar materiales institucionales (enaras, pop-ups, etc.) a ambos lados del escenario o en alguno de ellos.
    • Si hubiera atención a medios, colocar materiales institucionales en el lugar pactado para las declaraciones de los miembros de la mesa presidencial a los medios de comunicación.
    • Si existen, proyectar videos institucionales alusivos a la temática del evento.

    He reservado un espacio de la UAL en cuyo escenario hay banderas, ¿Cómo se ordenan las banderas?

    Banderas oficiales (de España, de las Comunidades autónomas, de la Comunidad Europea, de las provincias, etc.). Según la Ley 39/81 de 28 de octubre, sobre la bandera nacional (BOE 271 de 12 de noviembre):

    • La bandera de España ocupará siempre lugar destacado, visible y de honor.
    • La bandera española deberá ondear en el exterior y ocupar el lugar preferente en el interior de todos los edificios.
    • Si junto a ella se utilizan otras banderas, la de España ocupará lugar preeminente y de máximo honor y las restantes no podrán tener mayor tamaño. Se entenderá como lugar preeminente y de máximo honor:
      • Cuando el número de banderas que ondeen juntas sea impar, la posición central (ver gráfico).

    1. Bandera de España
    2. Bandera de la Comunidad Autónoma de Andalucía
    3. Bandera de la Comunidad Europea

    1. Bandera de España
    2. Bandera de la Comunidad Autónoma de Andalucía
    3. Bandera de la provincia de Almería
    4. Bandera de la Comunidad Europea

    Banderas extra-oficiales (propias de la Universidad, LGTBI, etc.). Por regla general, nunca ondearán en mástil junto a las oficiales.

    En caso de duda, solicitar asistencia de la Directora de Protocolo Institucional de la UAL (directora.protocolo@ual.es).

    ¿Cómo reservar espacios de la UAL para celebrar un acto?

    Procedimiento interno (para PDI, PAS y estudiantes de la UAL)

    Para reservar espacios en la UAL hay que acceder al procedimiento de reserva de espacios y equipos multimedia ‘Reservas UAL’ a través de Campus Virtual.

    Procedimiento externo (para organizaciones e instituciones ajenas a la UAL)

    Solicitar ‘Autorización de actos extra-académicos en el Campus’ a la Dirección General de Infraestructuras de la UAL.

    He organizado un acto y tengo autoridades invitadas, ¿qué deferencias serían aconsejables por parte del organizador?

    1º Recibir a las autoridades.

    2º Iniciar el saludo y hacer las presentaciones pertinentes entre aquellos que no se conocen.

    3º Si las autoridades asistentes además son co-organizadores o patrocinadores, hay que:

    Invitarlos a participar en la mesa presidencial.

    - Si aceptan, enviarles ordo procedendi.

    - Informarles e invitarles a participar en las declaraciones a medios.

    4º Si las autoridades asistentes no son co-organizadores ni patrocinadores, hay que reservarles asientos adecuados a su rango. Ver apartado Normativa propia de la Universidad de Almería: Reglamento de Protocolo de la Universidad de Almería (aprobado por Consejo de Gobierno 12-07-2004).

    En caso de duda, solicitar asistencia de la Directora de Protocolo Institucional de la UAL (directora.protocolo@ual.es).

    Leí mi tesis el pasado curso académico y me gustaría participar en la ceremonia de investidura de nuevos doctores, ¿qué hacer?

    En la Universidad de Almería, la investidura de nuevos doctores se integra en el Solemne Acto de Apertura del Curso Académico. Procedimiento a seguir:

    1º Confirmar asistencia tras recibir invitación de protocolo@ual.es.

    2º Solicitar, alquilar o comprar traje académico. Para participar en éste acto como nuevo doctor es imprescindible revestirse con el traje académico. A continuación le detallamos varias maneras de conseguirlo en caso de que no disponga de él:

  • Alquilándolo o comprándolo en sastrerías especializadas.
  • Solicitando reserva de traje académico en Gabinete de Rectorado,que podrá prestarlo según disponibilidad.
  • Debajo del traje académico, se recomienda llevar:

  • Hombres: pantalón oscuro con camisa blanca y zapatos de vestir negros.
  • Mujeres: pantalón/falda oscura con camisa blanca y zapatos de salón negros.
  • 3º Asistir tanto al ensayo previo como al Acto de Apertura (con al menos media hora de antelación para poder revestirse y formar parte de la comitiva académica).

    ¿Cómo saber cual es el color de la muceta y la beca que corresponden a una titulación?

    Ver Catálogo de Orientaciones sobre el uso del traje académico y sus colores.

    En caso de duda, solicitar asistencia a la Directora de Protocolo Institucional de la UAL (directora.protocolo@ual.es).

    Estoy organizando un acto al que asisten Rectores y/o representantes de diferentes universidades españolas, ¿cómo los ordeno?

    El criterio principal de ordenación a seguir:

    1º Rector de la Universidad donde se organiza el acto.

    2º Ordenación por antigüedad del resto de universidades españolas

    Ver Ordenación de las universidades españolas.

    En caso de duda, solicitar asistencia a la Directora de Protocolo Institucional de la UAL (directora.protocolo@ual.es).

    Estoy organizando un acto al que asisten Decanos y/o Directores de diferentes Centros de la Universidad de Almería, ¿cómo los ordeno?

    El criterio principal de ordenación a seguir:

    Los diferentes centros de la UAL se ordenan en función de su antigüedad, de forma que:

    1º Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales.

    2º Facultad de Derecho.

    3º-7º Resto de Facultades (en orden alfabético).

    8º Escuela Superior de Ingeniería.

    Estoy organizando un acto al que asisten autoridades civiles y académicas, ¿Qué pautas puedo seguir para ordenar el patio de butacas?

    Cuando esto ocurre, el patio de butacas se suele dividir por la mitad en dos espacios. El de la derecha visto desde el escenario se destinará siempre a las autoridades civiles y resto de invitados de fuera de la UAL mientras que la mitad izquierda será ocupada por las autoridades académicas y resto de invitados pertenecientes a la comunidad universitaria.

    Para ordenar a las autoridades civiles y académicas dentro de sus respectivos espacios Ver Normativa propia de la Universidad de Almería: Reglamento de Protocolo de la Universidad de Almería (aprobado por Consejo de Gobierno 12-07-2004).

    En caso de duda, solicitar asistencia a la Directora de Protocolo Institucional de la UAL (directora.protocolo@ual.es).

    ¿Qué actos llevan comitiva académica de togados revestidos con traje académico?

    Tan solo los actos académicos solemnes:

    1. Apertura de curso académico e investidura de nuevos doctores.
    2. Investidura de doctor Honoris Causa.
    3. Investidura de nuevo Rector.

    ¿Qué actos deben llevar música? ¿hay algún uso o costumbre al respecto?

    Si el acto es académico y solemne, la actuación del coro universitario de la UAL comenzará con el Veni Creator Spiritus y finalizará con el himno universitario Gaudeamus Igitur y el Canticorum Iubilo:

    • El Veni Creator Spiritus sonará mientras la comitiva académica entra en el claustro universitario.
    • Los togados escucharan el Gaudeamus Igitur en pié y cubiertos. Al término del mismo, el anfitrión, normalmente el Rector, levantará la sesión.
    • Mientras la comitiva académica sale del claustro donde se celebre el acto académico solemne, sonará el Canticorum Iubilo.

    Si el acto no es académico pero asisten los máximos representantes del Estado español y/o autonómico, sonará el himno de España y/o el himno andaluz.

    Ver Normativa estatal y autonómica sobre himnos.