Archivo General
Su misión es organizar y coordinar la gestión de los documentos de la Universidad y garantizar la conservación, acceso y difusión de su Patrimonio documental

Transferencias y Eliminación

Operación archivística por la que se traspasa de un archivo a otro (en el caso de la Universidad de Almería, de los archivos de gestión al Archivo General), tanto los documentos físicos, transcurrido su plazo de permanencia en las unidades productoras, como la responsabilidad sobre su tratamiento y custodia.

Clasificar los documentos

El sistema archivístico de la Universidad de Almería se estructura sobre el Manual de Archivos de Gestión.

Los documentos a transferir tienen que ser clasificados, siguiendo la clasificación de la Universidad de Almería (Cuadro de clasificación de la UAL), quedando agrupada la documentación bajo conceptos que reflejan las funciones generales y las actividades concretas del servicio o unidad productora.

La organización de los documentos se realiza desde el momento en que son creados o recibidos y tiene como objeto la localización rápida y efectiva de la información buscada, así como garantizar la conservación de los documentos.

Solicitud Administrativa

Formulario de Transferencias de documentos administrativos desde los archivos de gestión o de oficina, una vez finalizado el periodo de permanencia en los mismos, al Archivo General de la UAL.

Formulario de transferencias de documentos administrativos

Calendario de transferencias 2023

Instrumento que asigna a cada archivo de gestión un período concreto a lo largo del año natural para que realice la transferencia al Archivo General de los documentos, cuyo plazo de permanencia en los mismos haya finalizado.

El Calendario de transferencias 2023 ha sido aprobado por la Secretaria General.

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Etiquetado de los soportes (cajas de archivo definitivo)

Todas las cajas de archivo, han de estar identificadas con los mismos elementos y en el orden y en la posición indicada. Además hay que seguir el sistema de etiquetado establecido para los soportes con datos de carácter personal.

Gestión de soportes y documentos. Etiquetado de los soportes con datos de carácter personal

Con el fin de normalizar el sistema de etiquetado para los soportes con datos de carácter personal considerados especialmente sensibles por la organización, se deberán utilizar los sistemas de etiquetado especificados en este documento, permitiendo la identificación de su contenido a las personas autorizadas y dificulten su identificación al resto.


Eliminación de documentos administrativos

Formulario de eliminación de documentos administrativos para regular el control de la eliminación de documentos generados por la UAL con el fin de racionalizar su tratamiento y de mejorar la propia gestión administrativa de la UAL, a la vez que se asegura la conservación de los documentos que tengan valor permanente o histórico.

Eliminación de documentos administrativos mediante formulario

Valoración de documentos administrativos

Tablas de valoración aprobadas por la Junta de Andalucía en el ámbito universitario

Calendario de Conservación y Eliminación

El Calendario de Conservación y Eliminación de documentos de la UAL es el instrumento que recoge las tablas de valoración establecidas para cada una de las series documentales generadas por las distintas unidades de la Universidad de Almería en el ejercicio de su actividad administrativa, docente e investigadora.

Las tablas de valoración determinan el tránsito y disposición final de los documentos desde el momento de su creación, estableciendo los plazos de transferencia y de eliminación y su régimen de accesibilidad.

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