Definición

La gestión documental es el conjunto de operaciones y técnicas relativas a la concepción, al desarrollo, a la implantación y a la evaluación de los sistemas administrativos y archivísticos necesarios, desde la creación o recepción de los documentos en los archivos de gestión hasta su destrucción o conservación en el Archivo General.

Finalidad

El sistema de gestión documental tien como finalidad la eficacia en la recuperación y localización de la información contenida en los documentos, mediante la utilización de prácticas y procedimientos normalizados.

  
Componentes del sistema

Los principales componentes que integran el sistema de gestión documental de la Universidad de Almería son:

  • Un sistema corporativo de clasificación de documentos, cuya plasmación es el cuadro de clasificación uniforme para toda la documentación. 

  • Un sistema corporativo de conservación y eliminación de documentos para establecer su período de permanencia en cada fase de archivo y su destino final, que se materializa en el calendario de conservación de documentos

  • Un sistema corporativo de descripción de documentos para recuperar y acceder a la información en cualquier soporte y formato en que ésta se presente, que se concreta en la elaboración de los instrumentos de descripción pertinentes (inventarios, catálogos, etc.).