Definición
El cuadro de clasificación es la estructura
jerárquica y lógica que permite la identificación
y agrupación física e intelectual de los documentos de la
Universidad, así como su recuperación.
Utilidad
Las principales ventajas de la clasificación de
documentos son:
- Aceleración y sistematización para
organizar los documentos activos.
- Eficacia de la recuperación de la
información para la toma de decisiones.
- Protección de la información administrativa.
- Estabilidad y continuidad administrativa.
- Optimización de los recursos y
racionalización de los espacios.
Funcionamiento
Los documentos producidos o recibidos por cualquier unidad
a servicio de la Universidad se deberán clasificar,
y por tanto asignarles el código y el título del cuadro
de clasificación que les corresponda (codificarles), desde
el mismo momento de su creación o recepción, según
el procedimiento establecido en la
Instrucción
Técnica de Clasificación de Documentos.
